Har I råd til at afskrive værktøj I ikke kan finde?

Værktøj skal afskrives, når værdien er nedbragt til nul, fordi værktøjet er blevet væk, er defekt eller ikke længere kan repareres. Det sker typisk, når værktøj bliver forældet, når det er for dyrt at reparere det, når det bliver stjålet, eller når det bliver væk.

Selve processen indebærer, at værktøjet skrives ud af lageret og dermed udtages af administrationssystemet, og herefter bliver værktøjet fysisk fjernet fra værkstedet. Når en virksomhed rent fysisk skal bortskaffe et afskrevet værktøj, skal det indleveres på en autoriseret genbrugsstation, og det koster normalt et gebyr. 

Det kan være en langsommelig og dyr proces, og hvis man gennemfører mange lagerafskrivninger, kan det tyde på, at man har gode optimeringsmuligheder ved at indføre en bedre lagerstyring. Virksomheder vælger ofte at indkøbe ekstra værktøj eller erstatningsværktøj, fordi man ikke kan finde det eksisterende værktøj, og det er både effektivt og en ekstra omkostning i en allerede omkostningstung proces. Øgede afskrivninger betyder større tab, og det går ud over produktiviteten.  

Ser man på hele branchen, bliver værktøj afskrevet af mange årsager. 

Det kan være:

1) Kriminalitet  

Ifølge en undersøgelse fra CIOB anslås det, at byggebranchen mister udstyr for over 400 millioner GBP årligt på grund af hærværk eller tyveri. En del af tyverierne skyldes, at værktøjet bliver efterladt på byggepladsen eller opbevaret et sted, der ikke er korrekt tyverisikret. Når et værktøj bliver stjålet, skal det afskrives, fordi det ikke længere er i virksomhedens aktivbeholdning. 

2) Mistet værktøj 

Når et værktøj bliver væk, skal det afskrives, fordi det ikke længere kan registreres på lager, og der er ingen sikkerhed for, at det dukker op igen. Det kan være frustrerende for ledelsen, da det er vanskeligt at skelne mellem værktøj der bliver stjålet eller er blevet væk, fordi man ikke kan finde det igen. 

3) Beskadigelse 

Det sker ofte i branchen, at værktøj bliver beskadiget, og det er svært at undgå. Men ofte skyldes det, at værktøjet ikke er blevet korrekt håndteret og vedligeholdt. Når et værktøj ikke opbevares korrekt eller anvendes uden den nødvendige uddannelse, øger det risikoen for, at værktøjet bliver beskadiget, så det ikke kan repareres og dermed må afskrives. 

4) Forældet teknologi 

Den teknologiske udvikling går stærkt, og meget ældre værktøj har ikke de ønskede funktioner eller overholder ikke den gældende lovgivning. Den slags værktøj skal også afskrives, fordi det kan være farligt at bruge og har højere risiko for at blive beskadiget under brug. Når værktøj afskrives - uanset årsagen - sænker det produktiviteten. Lavere produktivitet kan have negativ indvirkning på virksomheden, fordi det påvirker medarbejdernes motivation og skaber ekstra omkostninger. 

Afskrivninger medfører forskellige typer omkostninger i forbindelse med selve processen og i forbindelse med mistet produktivitet. Her kommer nogle eksempler på omkostninger i forbindelse med afskivning af værktøj: 

- Efter afskrivning kan værktøjet ikke længere bruges. Det indebærer, at det skal erstattes, eller der skal indkøbes nyt. Erstatningsværktøjet er forbundet med en indkøbsudgift, og afskrivningen udløser en nyanskaffelsesomkostning.  

- Jo mere værktøj der skal erstattes, desto større nyanskaffelsesomkostninger indebærer det. Hvis man for eksempel mister et stykke værktøj hver måned, vil man også have en tilsvarende indkøbsomkostning.  

Omkostningerne kan være direkte - omkostningen til selve værktøjet - og indirekte - i form af den tid, der medgår til søgning efter og sammenligning af egnede erstatninger, indhentning af tilbud, indkøb af nyt værktøj og fremsendelse af erstatningsværktøj til byggepladsen, hvor det skal bruges. Omkostningerne går direkte ud over indtjeningen på projektet og for virksomheden generelt. 

- Omkostningen til beregning af afskrivning og betaling af honorar herfor (revisor og interne medarbejdere) kan være ekstremt høj, og den stiger naturligvis med antallet af afskrivninger, der foretages. Derudover skal der afholdes ekstra omkostninger til bortskaffelse af elektrisk udstyr, og medarbejderne skal bruge tid på at bringe værktøjet fra lager til genbrugsstation. 

- Hvis I har et stort antal afskrivninger kan det også have andre negative effekter end selve omkostningerne. Det er uproduktivt at skulle afskrive et stort antal enheder, og hvis de registrerede oplysninger er mangelfulde, kan virksomheden blive anklaget for svindel.

Der er heldigvis mange metoder til at nedbringe antallet af værktøjer, der skal afskrives. De er nemme at implementere, og de øger samtidig den samlede produktivitet. 

Det kan være:

1) Bedre sikkerhed 

Forebyg, at værktøjet mistes eller bliver stjålet ved at sørge for, at værktøjet opbevares korrekt og sikkert og ved at gøre medarbejderne ansvarlige for opgaven. Værktøj bliver ofte væk, fordi det bliver behandlet som en forbrugsvare, og fordi ingen har ansvaret for korrekt håndtering og opbevaring. I kan opnå en generelt bedre sikkerhed ved etablering af alarmsystemer og låse. Vi anbefaler også, at I overvejer et administrationssystem, der giver mulighed for at spore værktøjet, så I altid ved, hvor værktøjet befinder sig, og hvem der er ansvarlig for det.

2) Større ansvarlighed 

I skal sørge for, at medarbejderne påtager sig ansvaret for det udstyr, de bruger, så værktøjet bruges korrekt og bringes til det korrekte opbevaringssted. Det kan I gøre gennem uddannelse og ved at indføre et administrationssystem, hvor man registrerer den medarbejder, der er ansvarlig for værktøjet, som vedkommende bruger. Det nedbringer risikoen for skade på værktøjet. 

3) Bedre teknologi

 Sørg for at have de rette værktøjer til de opgaver, medarbejderne skal løse. Så undgår I, at værktøjet går i stykker på grund af fejlagtig brug. Det kan I gøre ved at undgå at have et overskud af ubrugt og forældet værktøj. Udskift i stedet værktøjet med nyt, der har den nyeste sikkerhedsteknologi.

4) Reducer værktøjsparken til det nødvendige 

For at lykkes med at holde styr på alt værktøjet er det en god ide at optimere værktøjsparken og kun investere i værktøj, der faktisk bliver brugt, og sikre en effektiv administration og vedligeholdelse af værktøjet. 

Pointen er, at det er uholdbart konstant at afskrive værktøj. Det er dyrt, tidskrævende og potentielt skadeligt for virksomhedens omdømme. I kan heldigvis nemt nedbringe antallet af afskrivninger ved effektivt at styre og vedligeholde jeres aktiver. Når I har bedre styr på værktøjet, er det også nemmere at sikre, at værktøjet er sikkert at bruge og egnet til opgaven, og det vil yderligere reducere det antal værktøjer, der må afskrives. Det har en direkte og positiv effekt på den samlede produktivitet på byggepladsen, og I opnår betydelige omkostningsbesparelser.

Hvis du vil vide mere om, hvordan I kan forbedre produktiviteten generelt på alle parametre på byggepladsen, kan du hente vores guide "Sådan øger du produktiviteten på din byggeplads". Den indeholder al den viden, du har brug for - lige fra en definition af produktivitet set med byggebranchens briller, til hvordan I bedst kan optimere værktøjsadministrationen og dermed øge produktiviteten i hele virksomheden.