Byggevirksomheder går væk fra Excel-regneark

I byggesektoren har mange virksomheder været langsomme til at anvende teknologi i deres interne systemer og processer.

Det betyder ofte, at mange byggevirksomheder – lige fra lokale håndværkere til store, nationale virksomheder – ikke har nogen mulighed for at holde styr på deres materiel, og dem, der har det, er ofte afhængige af Excel-regneark. Denne metode kan dog føre til en række problemer i forbindelse med produktiviteten på byggepladsen og omkostningerne – især for virksomheder, der er i vækst.

Denne gamle tankegang er nu ved at ændre sig, og systemer til digital værktøjsstyring får stigende udbredelse. I denne blog vil vi undersøge hvorfor byggevirksomheder i stigende grad bevæger sig væk fra Excel-regneark til at styre deres værktøjsparker.

Selvom der findes mere avancerede systemer til styring af en værktøjspark, er Excel et nyttigt redskab til mindre eller nye virksomheder, der har brug for et enkelt system til at registrere deres materiel.

I den henseende opfylder Excel en lang række krav for disse virksomheder. Regneark er tilgængelige for folk i hele virksomheden (i hvert fald i teorien), softwaren er gratis at bruge, og de fleste mennesker har en grundlæggende forståelse af, hvordan man bruger Excel.

Med sine helt tomme regneark har Excel gode tilpasningsmuligheder, hvor virksomheden kan oprette sine egne felter og kolonner afhængigt af deres behov og den information, man ønsker at registrere. Det er især nyttigt, hvis virksomheden ønsker at holde styr på servicetjek af deres materiel, sammen med omkostningerne til værktøjerne. Så snart en virksomhed begynder at vokse, bliver Excel desværre hurtigt utilstrækkelig. 

Helt grundlæggende er Excel så udbredt i byggebranchen, fordi det er praktisk at bruge. Begrænsningerne ved regneark viser sig først med tiden.

Det store problem er, at Excel ikke er en effektiv eller holdbar løsning til den opgave, du prøver at udføre. 

I bund og grund skyldes det, at det er umuligt at holde Excel-regneark opdaterede hele tiden. De fleste virksomheder, der bruger Excel til styring af deres værktøjspark, har udpeget en enkelt person til at administrere regnearket. Hvis denne person er optaget af andre opgaver, ikke er i konstant kontakt med medarbejderne eller er væk fra sit skrivebord i en periode, bliver regnearket hurtigt forældet. Det kan forståeligt nok være frustrerende for alle, og lagerpersonalet føler sig under pres, når kollegerne har svært ved at finde det værktøj, de har brug for.  

Over tid kommer der flere og flere huller i informationen i Excel-arkene – især når kolonner bliver tilføjet eller fjernet, og nye faktorer bliver vigtige for virksomheden. Faktisk indeholder 90 % af store Excel-regneark væsentlige fejl – hvilket betyder, at de simpelthen ikke er pålidelige og troværdige.

Årsagen er ofte menneskelige fejl. For eksempel registrerer man indkøbsomkostninger fra starten, mens andre detaljer som f.eks. reparationsomkostninger, datoer og vedligeholdelsesplaner kan mangle for ældre værktøj, hvis disse kategorier tilføjes på et senere tidspunkt. Ofte ved den, der oprindeligt oprettede regnearket, ikke hvad der kræves i form af en effektiv strategi til værktøjsstyring. Derfor mangler vigtige oplysninger, som ikke kan findes på et senere tidspunkt. 

I forbindelse med revision og overholdelse af regler og bestemmelser kan det være et reelt problem, fordi der ikke er nogen central kilde med optegnelser om certificering og vedligeholdelse.

Det betyder, at et Excel-regneark aldrig bliver en central fortegnelse over dit materiel, og det giver heller ikke et præcist billede af din værktøjspark. Systemet bliver grundlæggende en forældet liste over dine værktøjer og ikke den effektive informationsdatabase, du har brug for.  

Der er en række grunde til, at byggevirksomheder begynder at indføre digitale systemer til værktøjsstyring. Med de muligheder, der findes i dag, behøver en virksomhed ikke blindt at holde fast i Excel. 

På grund af det øgede pres for at reducere omkostningerne og forbedre produktiviteten søger virksomheder svar på tværs af alle virksomhedens aktiviteter. 

Det er ikke altid indlysende, at Excel er kilden til virksomhedens produktivitetsproblemer, fordi systemet er så indgroet i virksomheden, og fordi symptomerne kan være omfattende. For mange virksomheder bliver det først for alvor tydeligt, at systemet ikke fungerer, når man begynder at lave dybdeborende undersøgelser af produktiviteten og omkostningerne. 

Flere og flere byggevirksomheder, der undersøger disse spørgsmål, finder svarene i deres tilgang til værktøjsstyring. På grund af de ovennævnte problemer med Excel-regneark er værktøjsstyring for mange virksomheder blevet en forpligtelse i stedet for et effektivt system til at styre værktøjsparken.

Virksomheder, der skifter fra Excel til et digitalt system til værktøjsstyring, finder en række fordele, som rækker ud over øget produktivitet og mindskede omkostninger.

På byggepladsen kan medarbejderne hurtigere finde og få fat i værktøjet, fordi systemet til værktøjsstyring kan følge værktøjet. Det giver medarbejderne opdaterede oplysninger om det enkelte værktøjs sted og status. Det øger ikke kun produktiviteten på byggepladsen, men bidrager også til at sænke stressniveauet hos både medarbejdere og lagerchefer. 

For lagerpersonalet har systemer til værktøjsstyring en række fordele – især med hensyn til dokumentation og administration. Et godt digitalt system til værktøjsstyring har en central database til dokumenter og certificeringer, som gør det let at kontrollere værktøjets sikkerhed, før man starter på en byggeplads eller foretager en revision.

På et ledelsesniveau giver en optimering af værktøjsstyringen bedre produktivitet og effektivitet, hvilket fører til reduceret stilstandstid og øget overskud. En bedre organisering hjælper også med at skabe en professionel kultur, som er nødvendig for væksten og for at kunne præsentere et positivt virksomhedsimage over for partnere, medarbejdere og kunder. 

Disse forskellige fordele ved software til digital værktøjsstyring betyder, at flere og flere byggevirksomheder bevæger sig væk fra Excel-regneark og hen imod en mere effektiv og produktiv løsning.   

Hos Hilti har vores produktivitetseksperter hjulpet tusindvis af kunder med at strømline deres Hilti værktøjsparker og optimere den måde, hvorpå de styrer deres materiel. Ved at finde områderne med spild i din virksomhed, og de skjulte omkostninger i hele din værktøjspark, kan vi hjælpe dig med at foretage ændringer, der vil forbedre produktiviteten og samtidig reducere dine omkostninger.     

Er du klar til at gå i gang?